贸易公司的基础数据不是料号，是品牌客户、代工厂和款色码。同一款鞋，客户给的是 Style No.、工厂用的是自己的厂内编号、报关又要另一套 HS 编码。本系统把这几套编号对应起来，款、色、码三维结构建清楚，下单、出货、对账才不会各说各话。
客户的 Style 编码规则、验货标准、唛头格式与账期条件一次建清楚，每张订单自动带出。
鞋类的款、色、码三维结构建起来，下单与出货才不必手工拆行。
合作工厂的产能、擅长鞋型、报价与配合度全部建档，派单有依据而不是凭印象。
内部款号、工厂厂内号、客户 Style、HS 编码四套编号自动对应，报关资料不必临时找。
工厂成本与客户售价分开授权，业务员只看得到自己客户的价格。
客户给的 Excel 款式表可直接导入，款色码自动展开，不必逐款重敲。
内部款号、客户 Style、工厂厂内号、HS 编码在主档里一次对应，下厂订单、出货单、报关单各自带出正确的编号。
客户款式表导入后自动展开 Style / Color / Size 矩阵，一个 Style 十几个配色、每色七八个码不必再人工拆。
按客户设定配码比例模板与整箱配码规则，订单数量套模板自动算出箱数与尾数。
HS 编码、材质成分、测试报告预先挂在款号下，出货时直接带出，不用翻旧邮件。
工厂产能月历、擅长鞋型、历史交期与验货记录可查，哪家能接、什么时候能排，看档案就知道。
工厂成本与客户售价分别授权，业务员只看自己客户的售价，跟单员只看工厂成本。
录入品牌客户、采购办、验货行与合作工厂的基础信息、交易条件与验货要求
建立内部款号、客户 Style、厂内号、HS 编码的对照关系，一款多厂也能对上
导入客户款式表，自动展开 Style / Color / Size 矩阵并对应各国尺码
按客户设置配码比例模板、外箱入数、唛头格式与条码规则
按岗位分别授权工厂成本与客户售价的查看范围
新款、新工厂、价格调整走审批流程并留版本
下面这些情况多数工厂都遇到过。先看问题出在哪一环，再看主数据建好后系统是怎么挡住它的。
现场情况：同一个客户 Style 在两家工厂分别有厂内号，跟单员下单时抄错一个，工厂按自己的厂内号开了大货。发现时鞋面已经裁了。
根本原因：编号对照存在跟单员的 Excel 里，一款多厂的关系没人统一维护。
系统做法：内部款号下维护每家工厂的厂内号，下厂订单选定工厂后系统自动带出该厂的厂内号，不允许手工改。客户 Style、内部款号、厂内号在单据上同时显示，工厂核对也方便。
现场情况：客户订单按 Style 给总量和配码比例，跟单员要拆成每色每码的数量下给工厂。十二个配色乘八个码，拆到一半漏了一行，出货时少了一个码。
根本原因：款色码结构没有在系统里建起来，每张单都要人工展开。
系统做法：款色码主档建好后，订单按 Style 输入总量，套用配码比例模板自动展开每色每码数量；展开结果与总量核对不符时不能保存。
现场情况：品牌客户订单写 US 7–11，工厂生产按 EU 38–44 排码，装箱时两边各按各的码数点数，验货行来验货发现箱唛与实物码数对不上。
根本原因：没有尺码对照表，换算靠跟单员心算。
系统做法：款色码主档维护各国尺码对照，同一个码在客户单据上显示 US、在下厂订单上显示 EU，箱唛按客户要求的尺码体系打印，实物与单据用的是同一笔数据。
现场情况：报关行要 HS 编码与面、里、底材质占比，跟单员翻几个月前的邮件和工厂的测试报告，临时凑资料。
根本原因：报关资料散在邮件与个人电脑里，没有挂在款号下。
系统做法：HS 编码、材质成分、测试报告、产地证在开发确认时就挂到款号下，出货单据直接带出。同一款翻单时不用重新找。
现场情况：系统里价格字段对所有人开放，新业务员一进来就能导出全公司的客户售价和工厂采购价。
根本原因：权限只到模块级，没有按字段和客户范围控制。
系统做法：工厂成本与客户售价分别授权，业务员只能看自己负责客户的售价，跟单员只看工厂成本，毛利只对管理层开放；价格字段的导出与查看都有日志。
贸易公司的主数据围绕客户、款色码与工厂展开，导入前先把这几张表的字段与常见错误列清楚。
| 主档 | 关键字段 | 以前常出的错 | 系统做法 |
|---|---|---|---|
| 品牌客户主档 | 客户、采购办、验货行、Style 编码规则、账期、币别、贸易条件 | 交易条件靠业务员记，验货要求口头传 | 条件预设自动带出，验货与唛头规范挂客户 |
| 款色码主档 | Style、Color、Size、各国尺码对照、条码/SKU | 手工拆行漏码，US/EU 码换算错 | 三维矩阵自动展开，尺码对照表换算 |
| 配码模板 | 配码比例、外箱入数、整箱规则、尾数处理 | 整箱配比人工算，箱数与尾数对不上 | 按客户/款套模板，展开结果与总量核对 |
| 代工厂档案 | 类型、产能月历、擅长鞋型、报价档、交期与验货记录 | 派单凭印象，报价版本不清 | 档案可查，报价绑定款号与版本 |
| 编号对照 | 内部款号、客户 Style、厂内号（按工厂）、HS 编码 | 一款多厂对照存 Excel，下错厂内号 | 一对多对照，下厂单自动带厂内号 |
| 单证主档 | HS 编码、材质成分、测试报告、产地证、唛头模板 | 出货前临时找资料 | 文件挂款号，出货单据直接带出 |
同时对接多个品牌与十几家代工厂，客户 Style、内部款号、各厂厂内号、HS 编码互不相同。编号对照与款色码主档建好后，下厂订单、出货单与报关单各自带出正确编号，减少错单。
代表品牌在大陆下单，派单要看工厂产能月历、擅长鞋型、历史交期与验货通过率。工厂档案建全了，旺季派单有数据支撑而不是凭印象。
一个 Style 十几个配色、每色七八个尺码，客户用 US 码、工厂用 EU 码，手工拆行与换算极易出错。款色码矩阵、尺码对照与配码模板把这些工作交给系统。
客户、工厂、款式与价格都在各个业务员的 Excel 里。上线第一步先把客户、工厂与款号主档整干净，导入校验后再开订单与出货模块，避免带着错数据上线。
内部款号是主键，每家工厂的厂内号作为对照字段挂在款号下。下厂订单选定工厂后自动带出对应的厂内号，出货与对账也按内部款号归集，两家工厂的数量可以合并查看。
用系统的导入模板对应客户款式表的列，批量导入 Style、配色与码段，系统自动展开款色码矩阵并检查重复款号与缺配色。客户表格式固定的话，对应关系设一次可以重复使用。
不同品牌、不同鞋型（男鞋、女鞋、童鞋）的对照关系不一样，系统按品牌或按款维护尺码对照表，而不是用一张通用表。客户单据、下厂订单、箱唛各自按要求的尺码体系显示。
模板是起点，不是限制。常用的配码比例按客户或按款存成模板，订单套用后可以手工调整某个码的数量；系统会核对调整后的合计与订单总量是否一致，并按外箱入数重新算箱数与尾数。
工厂报价档带款号、版本与有效期，同一款不同时期的报价都保留。对客户的报价与下厂订单各自记录引用的是哪一版工厂报价，日后核对毛利时能追到当时的依据。
客户、款式、价格与往来记录都在系统里，业务员只是被授权查看自己负责的范围。离职时把客户改派给接手的同事，历史订单与沟通记录一并转移，不依赖个人电脑里的 Excel。